
我が家では、JAや役所から送られてくる書類はscansnapを使って電子データで保存しています。
以前は、書類や本が段々と増えてきて部屋を圧迫してしまってましたが、scansnapを導入して何でもかんでもスキャンすることにしたので部屋がスッキリしました。
書類や本が溜まって困っているのであれば、書類のデータ化を考えてみませんか?
この記事の目次
これまでの書類管理
scansnapを購入するまでは、ファイルに綴じて保管していましたが、後から見直そうと思ったら目当ての書類が見つからなかったり、いつか見るだろうと思って保管していた書類が保管スペースを圧迫したりしていました。
もともと広い部屋ではないため、勉強のために購入した本も増えてきて部屋に置き場所がなくなり、本棚に入り切らない本が、本棚の上に乗り掃除の邪魔になっていました。
これらを解消し、必要最低限の書類以外は電子化して保管しようと思いscansnapを購入しました。
scansnapとは
scansnapは富士通が販売している家庭用スキャナです。
A3までのサイズのスキャンに対応してて、スキャンした文書を検索可能なPDFとして保存することができます。
紙の向きを間違えても自動で判別して正しい向きで保存してくれたり、傾き補正をかけてくれたりと綺麗にスキャンするためのさまざまな機能もついています。
また、レシートや名刺のスキャンも可能で、scansnapに対応したソフトに自動転送することで、簡単にレシートや名刺の管理ができます。
箱に張った状態だとこんな感じです。
本体のほかに電源ケーブルや有線通信ケーブル、名刺などをスキャンするときに使うアタッチメントが入っています。
scansnap シリーズ
私が購入したのは、scansnap iX1500という機種です。
購入当時は、フラグシップモデルでしたが、よりスキャン速度が速くなったscansnap iX1600が発売され、iX1500は廃盤となりました。
この他にも、Wi-Fi接続機能がないiX1400、処理能力が小さいiX1300がありますが、操作性と処理能力を考えると、おすすめはiX1600です。
タッチパネル上で、文書の解像度や読み取り可能な文書にするかどうかなど、あらかじめテンプレートを作っておけるので、簡単にスキャンできます。
また、Wi-Fi環境があれば、スキャンしいたデータをパソコンに送信することができるので、USBケーブルでパソコンと繋いでおかなくてもいいところも便利なポイントです。
農家のscansnap活用例
実際に私がおこなっているscansnapの活用例を紹介します。
紙で送られてきた文書や資材の注文表をスキャン
JAや役所から送られてきた重要な文書や過去の注文表をスキャンしています。
資材を発注するときには、過去の注文数を確認して発注していますが、確認のために保管していた注文表が本棚を圧迫していました。
これらをスキャンしたことで、本棚のスペースがあきました。
本や雑誌をスキャン
本や雑誌も本棚を圧迫していました。
私の場合、現代農業を購読しているので、月に1冊づつ本棚を圧迫していきます。
後で見返すことも多いため、捨てられずにいましたが、スキャンしたことで保存が不要になりました。
また、いつの記事だったか思い出せないけど見返したい記事があるときには、読み取り可能なPDFで保存すれば検索が使えるので該当ページを探す手間を減らすこともできます。
もともと自炊(紙の本を電子データに保存すること)をよくする人がおすすめしていた機種なので、本や雑誌のスキャンは得意分野です。
レシートや領収書をスキャン
電子帳簿保存法改定でレシートや領収書の電子保存がしやすくなりました。
scansnapはfreeeと連動させることができるため、レシートや領収書をスキャンしてfreee上で仕分けに紐付けしておくことができます。
この機能を使えば、レシートや請求書を何年も保管しておかなくても良くなるので、棚を圧迫することも無くなります。
名刺をスキャン
名刺の管理にもscansnapを活用しています。
私の場合、Evernoteとscansnapを連動させていて、名刺をスキャンすると自動で会社と名前を読み取って画像と一緒にスキャンしてくれます。
後から検索もできるし、備考を記入しておくことができるので、名刺管理にも重宝します。
まとめ
今回は、scansnapを紹介しました。
scansnapを導入することで、溜まりに溜まった紙と決別することができました。
いまだに文章は地区の農家組合の人が配達していたり、アンケートや調査も紙に書いたものを提出したりと他の業界に比べてなかなか電子化が進まない農業界ですが、自分で出来ることから電子化を始めてみてはいかがでしょうか。