2022年1月から改正電子帳簿保存法が施行されます。
この改正で紙で保管していた書類をデータで保存する必要が出てきました。
改正でどう変わるのか、我々農家にどんな影響があるのか、会計ソフトは今間のままでいいのかといった農家の疑問にお答えします。
電子帳簿保存法改正とは
電子帳簿保存法は、2005年に施行された電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律のことです。
施行後、何度か改正が行われましたが、2021年までは電子データで保存する場合には税務署に届出をする必要があったり、領収書を受け取ったらすぐにタイムスタンプを押す必要があったりと結局紙で保存するほうが楽でした。
2022年1月の改正では、以下の2つのことが可能になりました。
- これまで紙で受け取った領収書や請求書は7年間保存しなければならなかったが、その場でスキャンしてアップロードすれば紙を破棄可能
- 紙に印刷して保存しなければならなかった仕訳帳や決算書、固定資産台帳などの会計書類が電子データで保存可能
これらは確定申告をするすべての農家が対象となっているため、我々農家もこの電子帳簿保存法の影響があります。
電子帳簿保存法改正のメリット
これまで領収書などの会計に必要な書類は、7年間紙で保管する必要がありました。
しかし、昨今のデジタル化の流れで、しっかり管理すれば電子データで保存してもいいよ、と制度が改正されました。
電子帳簿保存法の改定で、スキャナーやスマホでスキャンすれば紙の書類はすぐに破棄することも可能になります。
JAや役所からの通知など紙の書類が多くなりがちな農家にとって会計書類を保管するスペースが不要になるのは大きなメリットではないでしょうか。
また、仕分けと領収書を一体で管理できるので、記帳の間違いや確認をしやすいだけでなく、税務調査の際に資料開示もスムーズになります。
電子帳簿保法改定のデメリット
ここまでの話だと、書類の管理が楽になるように感じますが、デメリットもあります。
これまではAmazonの購入履歴のPDFやクレジットカードの明細などインターネット上でダウンロードまたはメールで送られてくる領収書類は印刷して保管する必要がありましたが、今後はこれらの領収書類を紙で保管することができなくなります。
データで受け取ったものについては、データで管理しなければならなくなりました。
しかも、後から検索できるようなファイル名にするかリストで管理をしなければなりません。
改正電子帳簿保存法はいつから？
改正電子帳簿保存法は、2022年1月から施行されています。
とはいえ、発表から施行までの期間が短く、経理に領収書が届くまでに複数の社員が絡むような処理フローを取っていた企業では、対応が間に合わないという声が多く寄せられ、2年間は猶予の期間ができました。
８）電子取引の取引情報に係わる電磁的記録の保存への円滑な移行のための宥恕（ゆうじょ）措置の整備
電子取引の取引情報に係わる電磁的記録の保存制度について、令和4年1月1日から令和5年12月31日までの間に申告所得税及び法人税に係る保存義務者が行う電子取引につき、納税地の所轄税務署長が当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存することができなかったことについてやむを得ない事情があると認め、かつ、当該保存義務者が質問検査権に基づく当該電磁的記録の出力書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る。）の提示又は提出の求めに応じることができるようにしている場合には、その保存要件にかかわらず、その電磁的記録の保存をすることができることとする経過措置を講ずる。
（注１）上記の改正は、令和4年1月1日以後に行う電子取引の取引情報について適用する。
（注２）上記の電子取引の取引情報に係る電磁的記録の出力書面等を保存している場合における当該電磁的記録の保存に関する上記の措置の適用については、当該電磁的記録の保存要件への対応が困難な事業者の実情に配慮し、引き続き保存義務から納税地等の所轄税務署長への手続を要せずその出力書面等による保存を可能とするよう、運用上、適切に配慮することとする。
要約すると、税務署長にやむを得ない事情があると認められれば、PDFなどの電子データで受領したデータでも印刷して提示できるか、提出を求められたときに応じられる状態でしておけば猶予の対象となります。
ただし、猶予期間は2023年12月31日までなので、可能なら対応してしまうことをお勧めします。
領収書の処理に複数の社員が絡むような企業に比べ、少数人数で経理を行うことが多い農業者にとってはシステム変更の敷居が低いので会計ソフトを導入して業務改善する好機なのではないかと思います。
おすすめの会計ソフトは？
私のおすすめの会計ソフトはクラウド会計ソフトfreeeです。
いろいろな種類の農業申告のソフトがありますが、農業申告とスキャな保存まで含めた改正電子帳簿保存法に対応した会計ソフトが現状freeeしかありません。
数ある農業申告のソフトの中では、執筆時点で唯一会計ソフト上に領収書類をアップロードして仕分けと紐付けておく機能がついているため、紙の領収書類を保管する手間を減らすことができます。
また、freeeは2022年1月から全プランで電子帳簿保存法に対応しました。
個人事業主の場合、2022年1月からはスタータープラン以上で1ヶ月につき100枚まで保存できるようになっていますので、取引が多い人でも十分全ての書類のスキャンができると思います。
freeeはクラウド会計ソフトなので、パッケージを買う必要がないため初期費用を安く抑えることができるのも強みです。
まとめ
今回は改正電池帳簿保存法の農家への影響について記事にしました。
電子帳簿保存法改正は、農家にとっても無関係の話ではありません。
猶予期間は設けられましたが、ぎりぎりになってバタバタしないように早めの対応をお勧めします。
freeeなら領収書のデータ管理から確定申告データまでオールインワンで管理が可能になるので、電子帳簿保存法の改定で会計ソフトを迷っているなら導入してみてはいかがでしょうか。
